Een netwerkevent organiseren met speed networking: stappenplan
Bij speed networking heeft elke deelnemer een reeks korte, getimede gesprekken met mensen die ze uit zichzelf niet hadden aangesproken. Het werkt omdat het format het lastigste van netwerken weghaalt: niemand hoeft een gesprek binnen te dringen of er een uitweg uit te zoeken. In deze gids lees je wie je uitnodigt, hoe lang de rondes duren, hoe je deelnemers koppelt en hoe je zorgt dat de gesprekken daarna ergens toe leiden.
1. Bepaal waar het event voor is
Speed networking is niet één ding. Een zaal met founders en investeerders vraagt een andere opzet dan een zaal met werkzoekenden en werkgevers, of een netwerkborrel voor een community. Bepaal eerst het doel, want dat bepaalt je deelnemerslijst, het koppelen en de opvolging.
- Twee kanten, zoals founders en investeerders, of mentoren en mentees. Iedereen spreekt mensen van de andere kant.
- Eén gemengde groep, zoals bij een community-borrel. Iedereen kan iedereen spreken en het doel is om ieders kring te vergroten.
- Schrijf het doel in één zin op de aanmeldpagina, zodat deelnemers met de juiste verwachting komen.
2. Nodig de juiste mix uit
De kwaliteit van de gesprekken hangt af van wie er in de zaal staat. Een paar verkeerde deelnemers kosten alle anderen een gesprek.
- Vraag naar een rol, een bedrijf of vakgebied en waar de deelnemer naar op zoek is. Gebruik de antwoorden om te koppelen, niet alleen om de lijst te vullen.
- Houd de kanten in balans. Is één kant veel groter, plan dan extra pauzes of een tweede sessie voor die groep.
- Reken op een paar no-shows. Stuur de dag ervoor een herinnering en houd een wachtlijst bij.
- Vraag om een zakelijk e-mailadres en een link naar een profiel, zodat deelnemers elkaar achteraf kunnen vinden.
3. Kies korte rondes
Netwerkgesprekken hebben minder aanlooptijd nodig dan een eerste date, en deelnemers willen meestal meer gesprekken voeren. Rondes van 3 tot 5 minuten werken goed.
- Drie minuten is genoeg voor een pitch en één vraag, en houdt het tempo erin.
- Vijf minuten past bij gesprekken die dieper moeten gaan, zoals bij mentoring.
- Plan een korte wisseltijd tussen de rondes en na ongeveer een half uur een pauze. Mensen hebben even tijd nodig om dingen op te schrijven.
- Een maximum van acht tot tien gesprekken is genoeg. Daarna lopen de namen door elkaar.
4. Koppel mensen met een reden
Willekeurig koppelen verspilt gesprekken. Een goede koppeling zet mensen bij elkaar die een reden hebben om te praten, en voorkomt dat dezelfde twee mensen elkaar opnieuw treffen.
- Koppel op rol, vakgebied of waar elke deelnemer naar op zoek is.
- Herhaal nooit een koppeling binnen hetzelfde event.
- Controleer de koppelingen vóór de eerste ronde en pas ze aan als twee mensen duidelijk niet bij elkaar horen.
- Plan aan het eind een mingelronde, zodat mensen iemand die ze leuk vonden nog een keer kunnen spreken.
5. Geef deelnemers iets om te zeggen
Ook in een zaal vol professionals zijn de eerste dertig seconden het moeilijkst. Een kleine aanzet haalt de rem eraf.
- Vraag elke deelnemer om één zin voor te bereiden: wie ze zijn en waar ze naar op zoek zijn.
- Zet per ronde één vraag op het scherm in de zaal of op de telefoons, zodat niemand zelf een opener hoeft te bedenken.
- Een luchtig spel, zoals een bingokaart met vakjes als 'iemand die van carrière is veranderd', zorgt dat mensen ook buiten hun geplande gesprekken met elkaar praten.
6. Maak opvolging makkelijk
Het event is pas de moeite waard als de gesprekken ergens toe leiden. Reken niet op visitekaartjes.
- Laat deelnemers privé aangeven met wie ze het contact willen voortzetten.
- Deel contactgegevens pas als beide kanten ja hebben gezegd. Zo blijft de sfeer ontspannen en is het contact gewenst.
- Laat deelnemers per gesprek een privénotitie bijhouden zolang het nog vers is.
- Stuur de resultaten binnen een dag. Na een week is de interesse alweer afgekoeld.
7. Meet wat er gebeurd is
Een sponsor, een bestuur of een baas vraagt of het event gewerkt heeft. Bepaal vóór het event wat je gaat tellen.
- Het aantal gevoerde gesprekken en het aantal wederzijdse opvolgingen.
- Het aandeel deelnemers met minstens één wederzijdse opvolging.
- Een korte vraag na afloop: heb je iemand ontmoet die je verder helpt?
- Bewaar de cijfers en vergelijk ze met je volgende event.
Wat je nu beslist
- Het doel van het event, in één zin.
- Welke kanten elkaar spreken en hoeveel deelnemers er per kant zijn.
- De lengte van een ronde: drie, vier of vijf minuten.
- Wat je deelnemers bij de aanmelding vraagt en hoe je daarop koppelt.
- Wat je achteraf gaat tellen.
Doe het met Mingleround
Mingleround regelt de aanmelding, het inchecken, de koppelingen, de timer, de antwoorden en het vrijgeven van de matches. Lees meer op de pagina over netwerkevents, of bekijk de prijzen. Het eerste event van een nieuwe organisatie is gratis.